Equivalences de diplômes : date de dépôt retardée

Les faits

M. Z. est français et vit à la Réunion.
Issu d’un milieu défavorisé, il a économisé pour venir entreprendre ses études en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Il entame donc ses démarches pour compléter son dossier mais la crise sanitaire commence à toucher les services administratifs et les établissements scolaires dans son pays, ce qui entraine un très long retard pour compléter son dossier.
Il rencontre des problèmes pour obtenir un rendez-vous à la Mairie et faire certifier conforme ses documents scolaires mais aussi du côté de la Poste qui a tout à coup suspendu tous les envois de plis postaux vers l’étranger.
C’est pourquoi, M. Z. n’arrive à transmettre son dossier qu’en date du 22 juillet, donc bien après la date limite de dépôt prévue par la règlementation.

Face au report de son dossier à l’année académique suivante à cause d’un dépôt hors délai, M. Z. saisit le Médiateur.

L’intervention du Médiateur

Le Médiateur conseille à M. Z. d’introduire une demande de dérogation à la date limite de dépôt sur base du fait que les bureaux de la Mairie étaient inaccessibles et que la poste n’envoyait pas de plis à l’international.

Estimant que le jeune homme ne pouvait prévoir la crise sanitaire et ses conséquences, que les fermetures des services administratifs et publics dans son pays ne pouvant lui porter préjudice puisqu’ils sont indépendants de sa volonté, le Médiateur interpelle le service des équivalences.
Le Médiateur estime que si la crise sanitaire n’avait pas eu lieu, M. Z. aurait pu compléter dans les temps son dossier.

Le Service des équivalences explique que la demande de dérogation est arrivée début novembre mais comme l’argument invoqué pour appuyer celle-ci n’est pas soutenu par une preuve probante suffisante, M. Z. va recevoir un refus.

Le Médiateur informe que l’intéressé a fait une demande de dérogation pour circonstances exceptionnelles et qu’il tente en vain d’obtenir un document de la Mairie prouvant que les bureaux étaient bel et bien fermés et inaccessibles à cause de la situation sanitaire et qu’elle n’a pu répondre à ses mails et demandes pour une certification conforme qu’une fois les bureaux à nouveau ouverts.

Le jeune homme doit régulariser son inscription auprès de l’Université fin octobre comme le prévoit la réglementation mais sans l’équivalence de diplôme, cela lui est impossible. Il obtient une dérogation postposant sa régularisation d’inscription à la fin novembre. Mais le temps presse car sans cette régularisation, il ne pourra pas présenter ses épreuves début janvier.

Le Médiateur constate rapidement que malgré les situations complexes dues à la crise sanitaire dans nombreux pays, le service des équivalences reste assez intransigeant et ne montre que peu d’assouplissement en termes de complétudes de dossier, de formes administratives et de procédure
quant à l’envoi des compléments au dossier.
Ainsi, il est demandé au jeune homme de transmettre le document obtenu à la Mairie prouvant la fermeture et l’inaccessibilité des services par voie postale.
Rappelons que ce jeune homme est à des milliers de kilomètres de son île.

Le Médiateur transmet celui-ci par mail mais le service des équivalences exige le document original par courrier. Qui plus est, une fois le document arrivé par courrier, le service des équivalences estime que ce dernier n’est pas assez précis et qu’il est nécessaire que des dates soient indiquées sur ce document quant à la (les) demande(s) faite(s) (en vue de l’obtention de la certification conforme) par M. Z. auprès de la Mairie de manière à vérifier si la demande a bien été effectuée suffisamment avant la date limite de dépôt des demandes d’équivalences.

L’issue de la médiation

Le Médiateur obtient de l’Université un nouveau délai permettant de postposer jusqu’au 2 janvier la régularisation d’inscription. A la veille pratiquement de son premier examen, face à un service des équivalences qui campe sur sa position, le Médiateur explique s’être entretenu par téléphone avec la responsable de la Mairie (à la Réunion) afin d’avoir les informations plus complètes mais qu’il est difficile de répondre à la demande par voie postale dans un délai aussi court vu la distance entre l’île et la Belgique.

Qui plus est, le Médiateur craint que vu le retard accumulé par le service des équivalences dans le dépouillement et le traitement de ses dossiers, le courrier apportant ces nouvelles précisions ne puisse être traité rapidement.

Le Médiateur demande donc au service des équivalences de contacter lui-même par téléphone la responsable de la Mairie à la Réunion afin de recueillir directement les informations.

Le service des équivalences accepte. Suite à ce contact téléphonique, la dérogation est enfin accordée.
Le dossier du jeune homme étant complet, le service des équivalences lui rédige sa décision et transmet le scan au Médiateur qui communique directement celui-ci au service d’inscription de l’Université.

Grâce à cette pièce manquante, l’Université régularise l’inscription de M. Z. qui peut dès lors présenter ses examens.

Photo d'illustration - ©daviddannevoye

Attention : chaque cas évoqué ne peut pas nécessairement être généralisé à d’autres situations. En effet, quand il traite une réclamation, le Médiateur examine la situation concrète et prend en compte les arguments invoqués et les pièces probantes apportées.