Equivalences de diplômes : date de dépôt

Les faits

Mademoiselle Z. a envoyé son dossier par pli recommandé au service des équivalences dans les délais requis.
Or, son dossier lui revient notifiant une impossibilité de distribution en l’absence du destinataire. Le cachet de la poste mentionne une tentative de dépôt en date du 8 juillet mais une impossibilité de réceptionner le dossier car personne n’est présent sur place pour réceptionner le dossier.

Mademoiselle Z. tente d’envoyer un mail au service mais la boîte mail est surchargée et là aussi le courriel ne peut être délivré.

Elle saisit donc le Médiateur.

L'intervention du Médiateur

Le Médiateur constate que l’adresse du service des équivalences notifiée par Mademoiselle Z. est bien correcte.

Sur base des preuves probantes fournies par celle-ci, le Médiateur décide donc d’interpeller le service des équivalences pour signaler les problèmes auxquels s’est vue confrontés la jeune fille dans le cadre de son dépôt de dossier dans les délais requis.

Parallèlement à cela, le Médiateur conseille à Mademoiselle Z. d’envoyer à nouveau son dossier par voie postale au service des équivalences.
La deuxième tentative d’envoi est quant à elle bien réceptionnée mais en date du 17 juillet, c’est-à-dire après la date limite de dépôt.

Le Médiateur ne comprend pas cette impossibilité de réception par le service car il y a généralement une présence à l’accueil de l’Administration. Mais plusieurs réclamants relatent ce même fait appuyant chacun leurs dires sur des documents probants de la poste.

Le Médiateur demande que le dossier soit considéré recevable au niveau du délai de dépôt puisque le cachet de la poste notifie bien une date antérieure au 15 juillet. Il demande donc que la date du 8 juillet soit prise en considération comme date initiale de dépôt du dossier.

L’issue de la médiation

L’Administration explique pourquoi les dossiers n’ont pu être réceptionnés. Au contraire, elle souligne qu’il y a chaque fois quelqu’un pour réceptionner les dossiers.

Elle confirme au Médiateur être en possession dudit dossier et que celui-ci sera bien considéré comme ayant été introduit avant la date limite de dépôt, à savoir le 15 juillet 2019.

L’Administration informe le Médiateur que pour ce qui est de la boîte mail equi.oblig@cfwb.be, elle a bien connu un problème technique fin juin, début juillet mais que celui-ci est depuis lors résolu.

Photo d'illustration - ©daviddannevoye

Attention : chaque cas évoqué ne peut pas nécessairement être généralisé à d’autres situations. En effet, quand il traite une réclamation, le Médiateur examine la situation concrète et prend en compte les arguments invoqués et les pièces probantes apportées.