Fonction publique : reconnaissance de mérites

Les faits

Comme de nombreux clubs similaires, Monsieur C. introduit un dossier de reconnaissance de mérites à l’occasion du 30ème anniversaire de son asbl, respectant en cela une tradition bien ancrée en Wallonie.

Le dossier est présenté au Ministre des Sports, en date du 29 janvier 2018 au format papier ainsi que sur une clé USB, après un long cheminement d’une durée de 3 mois dans les divers départements de divers ministères.
Ayant laissé passer le temps, l’intéressé s’inquiète à plusieurs reprises de savoir si son dossier est perdu. Il apprend que celui-ci est passé chez le Ministre-Président et envoyé au Secrétariat général en mars 2018.

Il retourne au Cabinet du Ministre-Président dès le mois d’avril 2018 pour décision. Malgré ses sollicitations auprès d’une dizaine de personnes qui sont intervenues de près ou de loin dans le cadre de son dossier, le réclamant ne sait toujours pas où se trouve son dossier ni quel sort lui est réservé.
Soit l’agent n’est pas celui que l’on croit, soit l’agent est malade, soit l’agent répond que les décorations sollicitées ne dépendent pas de son service. Monsieur C. envoie plusieurs courriers et courriels à ce sujet mais n’a jamais de réponse à ses demandes. Il lui semble manifeste que personne ne veut de sa demande ou que personne n’ose lui dire que sa demande est rejetée par absence de référant.

Face à cette absence de réaction, cette asbl s’adresse au Médiateur en octobre 2018.

L'intervention du Médiateur

Le Médiateur interroge le Ministre-Président au sujet de la réclamation déposée par le réclamant. Un courriel est adressé au Service des Ordres Nationaux du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ainsi qu’au Service du protocole du Ministère des Affaires Étrangères afin de vérifier si le dossier de Monsieur C. a bien été reçu et traité. Personne n’en a connaissance.

Suite à l’intervention du Médiateur, le réclamant reçoit avec étonnement un courrier du Cabinet du Ministre-Président lui demandant de remplir un document en bonne et due forme.

Le réclamant ne comprend pas. Sa demande est déjà dans le dossier remis en janvier 2018 au Ministre des Sports !

Il apparaît au Médiateur que les personnes en charge du dossier dans les divers Cabinets ne connaissent pas les procédures dans ce domaine.
Cela va même jusqu’à de l’animosité personnelle, chacun rejetant la faute et le manque de connaissances sur l’autre. Ce dossier voyage, entreprend quelques allers-retours avec le service administratif et les différents Cabinets ministériels impliqués.

Le Médiateur interroge aussi le service du Protocole du Ministère des Affaires Étrangères puisqu’une partie des personnes qui sont en attente d’une décoration sont d’origine étrangère.
Il est difficile pour le Médiateur de savoir qui le traite et sur quel bureau il se trouve. La façon dont ce dossier est géré est incompréhensible, pour ne pas dire lamentable.
Le Médiateur n’a aucune explication sur ce qui bloque ou empêche le dossier d’avancer et d’accumuler un tel retard.

Une réunion de médiation en juillet 2019 a lieu dans les locaux de la Direction générale de la Fonction publique et des Ressources humaines en présence du représentant du Ministre-Président ainsi que du réclamant. Quatre rappels au Cabinet du Ministre-Président n’auront eu aucun effet. Malheureusement pour le réclamant, les élections de juin ont pour conséquence un changement de Ministres.

Par la suite, à la rentrée de septembre, le Médiateur apprend que l’agent titulaire change de service et que son remplaçant, non formé à cette matière, n’est pas encore en place. Ajoutons à cela qu’un gros déménagement est prévu en novembre 2019.

Le Médiateur adresse une nouvelle interpellation au nouveau Ministre-Président en décembre 2019.

L’issue de la médiation

Au moment de la rédaction du rapport annuel 2018, le dossier était toujours ouvert au sein du service du Médiateur.
En résumé, le dossier perdu a été retrouvé, le Ministre n’est plus Ministre et l’agent qui devait le traiter a changé de service.
Comme on le comprend, l’année 2019 est une suite de rappels envoyés à plusieurs services par le Médiateur.

Doit-on demander à un citoyen de faire de telles démarches énergivores et chronophages? La charge mentale est certaine dans ce dossier mais le Médiateur sait faire preuve de patience et de détermination avec certaines Administrations.

Photo d'illustration - ©daviddannevoye

Attention : chaque cas évoqué ne peut pas nécessairement être généralisé à d’autres situations. En effet, quand il traite une réclamation, le Médiateur examine la situation concrète et prend en compte les arguments invoqués et les pièces probantes apportées.